文件管制中心作業程序

由 Ann Chang 分享的筆記

一、目的 建立文件管制中心的標準化作業程序，規範文件從起草至歸檔之完整生命週期，確保文件之版本正確、內容合規、發布受控、留存可追溯。本文件為文件管制中心啟用後之第一份管制文件。 二、適用範圍 本程序適用於文件管制中心所有受控文件之起草、對比、審查、符合性檢查、發布與歸檔作業，含新建文件與既有文件之修編。 三、名詞定義與版本規範 3.1 名詞定義 受控文件： 指納入本中心管制作業之文件，凡需經起草、對比、審查、符合性檢查、發布與歸檔之文件，均屬受控文件；其版本、狀態與發布須依本程序管理。 文件狀態： 分為「草稿」與「已發布」兩種。「草稿」指尚在起草或修編、尚未正式發布之文件；「已發布」指通過符合性檢查並正式發布、可供使用者查閱之文件。 3.2 版本編號規則 版本採「V x.y」格式： x 為主版本，內容整體改寫或重大變更時遞增； y 為次版本，小幅修訂或局部修正時遞增。 每一次發布或修編皆須記錄新的版本號與日期。 已發布文件之修編，以新增版本號方式保留舊版，確保可追溯。 四、流程總覽 文件管制完整流程共六階段，依序如下： 起草 ：由文件助理依需求草擬或修編文件初稿。 對比 ：由文件對比室將初稿與舊版逐項比對，產出對比結果。 審查 ：由文件審查檢視初稿內容之正確性、完整性與邏輯一致性。 符合性檢查 ：由符合性檢查確認文件符合作業程序與格式規範。 發布 ：由文件發布確認版本、標記狀態並正式發布。 歸檔 ：由資料庫管理將文件歸檔保存，確保可追溯。 五、各階段作業程序 5.1 起草 受理文件起草或修編需求，確認需求內容與既有文件版本。 若為修編，載入舊版文件作為對照。 草擬文件初稿並整理格式。 產出之初稿存入「文件管制筆記」資料夾，並註明文件名稱與版次。 5.2 對比 接收文件助理之初稿與舊版文件。 逐項比對初稿與舊版之異同，產出對比結果，標註新增、刪除、修改處。 將對比結果回報，…